¿Por que automatizar la información?

La automatización de unidades de información es la disciplina responsable de plasmar en la práctica técnico-informática la definición y planificación de los procesos y actividades que se desempeñan en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos.  Esta tarea de definición y planificación es la base para la creación de los sistemas informáticos y tecnológicos sobre los que se asientan los actuales servicios de los centros de información. Dicho de otra forma, la automatización es la materialización de un proceso previamente definido, con la finalidad de normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los servicios que dependen del mismo, obteniendo como resultado una aplicación informática que responde a todos los parámetros y premisas que se formularon y diseñaron. [1]

Automatizar[2]

Un ejemplo sencillo, de lo comentado en el párrafo anterior es el servicio de préstamo de una biblioteca. Como bien se sabe, cualquier unidad de información y en especial las bibliotecas, poseen una cadena de procesos, actividades y servicios que están debidamente articulados, por lo que se conoce como Cadena Documental. Desde la gestión y adquisición de documentos para las colecciones, pasando por su recepción, registro, precatalogación, clasificación, catalogación, preparación física y organización física en las estanterías, hasta el momento en el que el documento se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluyendo el servicio de préstamo, son totalmente automatizables, en lo que se denomina, Sistema de Gestión de Bibliotecas.[3]

Esto quiere decir, que existe un sistema informatizado que permite elaborar un listado de adquisiciones, de acuerdo con la política de ampliación y mejora de un fondo bibliográfico de la biblioteca. También la existencia de un sistema que permite traspasar esos listados para ser tratados a modo de registro tras su recepción y compra, así como para ser exportados para su precatalogación, clasificación y final catalogación, de manera que consten en el catálogo colectivo correspondiente. Todo el proceso del documento, queda reflejado en este tipo de sistemas y suponen el mejor método de coordinación de las actividades y servicios de un centro.[4]



Sistema automatizado[5]



Por este motivo los centros de información, utilizan sistemas que informatizan y a la postre automatizan todas sus funciones, tareas y actividades. He aquí la importancia de aprender a diseñar dichos procesos, de cara a la adaptación de los sistemas de gestión existentes o la creación y confección de otros nuevos que se apliquen a nuestra unidad de información y documentación.[6]

Referencias


[1] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

[2] Automatizar, web dedicada al mundo de la ingeniera y la automatización [en línea] Disponible en: http://www.google.com.co/imgres?imgurl=https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg5f7g3ZmgC66OhdmqfOL50Ea48ZeexKV4hmwcaxMkas8A__EvuZSXwvAI1D6RkoZqQ-DaKwckdEl0VDQetAFAvcFbrmaFauufSYIf2TDvdF8IBejWXrsZt48CRaNEEGc0oCY3zxUgG5oOQ/s1600/automatizaci%2525C3%2525B3n.png&imgrefurl=http://www.automatizar.org/2012_01_01_archive.html&usg=__-fRFzyEWoMpAvYGFXRtYmumeDxc=&h=909&w=1336&sz=365&hl=es&start=14&sig2=7TUqHH6eEVRy1OPSms5Kkw&zoom=1&tbnid=pEc2w8YSt8PiVM:&tbnh=102&tbnw=150&ei=RzmtT9fGDI_M6QHUo-TvDA&prev=/search%3Fq%3DPor%2Bque%2Bautomatizar%2Bla%2Binformaci%25C3%25B3n%26um%3D1%26hl%3Des%26sa%3DN%26gbv%3D2%26tbm%3Disch&um=1&itbs=1

[3] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

[4] [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

[5] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEijs1bE9pjtukUlMyyx_etJv92LpxaeKYGv_dlnKoH-KxzWnHVp47lUm6ibiJvDckhev1xg_xmpPwPGwhbrO-OObKBs7Dac2kcYixWoCBKKTwYn8YgOBkYCNF1CVAIGt-HPWl1Qi4lVyEU/s1600/sistema_computo.jpg

[6] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

¿Que son los metadatos?

Metadatos (del griego μετα, meta, 'después de, más allá de y latín datum, 'lo que se da', «dato»), literalmente «sobre datos», son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. Por ejemplo, en una biblioteca se usan fichas que especifican autores, títulos, casas editoriales y lugares para buscar libros. Así, los metadatos ayudan a ubicar datos.[1]

Metadato[2]

Objetivos[3]

El uso de los metadatos mencionado más frecuentemente es la refinación de consultas a buscadores Usando información adicional los resultados son más precisos, y el usuario se ahorra filtraciones manuales complementarias.

El intervalo semántico plantea el problema de que el usuario y el ordenador no se entiendan porque este último no comprenda el significado de los datos. Es posible que los metadatos posibiliten la comunicación declarando cómo están relacionados los datos. Por eso la representación del conocimiento usa metadatos para categorizar informaciones. La misma idea facilita la inteligencia artificial al deducir conclusiones automáticamente.

Los metadatos facilitan el flujo de trabajo convirtiendo datos automáticamente de un formato a otro. Para eso es necesario que los metadatos describan contenido y estructura de los datos.

Clasificación[4]

Los metadatos se clasifican usando tres criterios:

• Contenido. Subdividir metadatos por su contenido es lo más común. Se puede separar los metadatos que describen el recurso mismo de los que describen el contenido del recurso. Es posible subdividir estos dos grupos más veces, por ejemplo para separar los metadatos que describen el sentido del contenido de los que describen la estructura del contenido o los que describen el recurso mismo de los que describen el ciclo vital del recurso.

• Variabilidad. Según la variabilidad se puede distinguir metadatos mutables e inmutables. Los inmutables no cambian, no importa qué parte del recurso se vea, por ejemplo el nombre de un fichero. Los mutables difieren de parte a parte, por ejemplo el contenido de un vídeo.


• Función. Los datos pueden ser parte de una de las tres capas de funciones: subsimbólicos, simbólicos o lógicos. Los datos subsimbólicos no contienen información sobre su significado. Los simbólicos describen datos subsimbólicos, es decir añaden sentido. Los datos lógicos describen cómo los datos simbólicos pueden ser usados para deducir conclusiones lógicas, es decir añaden comprensión.

Clasificacion[5]

Ciclo de vida[6]

El ciclo de vida de los metadatos comprende las fases creación, manipulación y destrucción. El análisis minucioso de cada una de las etapas saca a la luz asuntos significativos.

Creación

Se pueden crear metadatos manualmente, semiautomáticamente o automáticamente. El proceso manual puede ser muy laborioso, dependiente del formato usado y del volumen deseado, hasta un grado en el que los seres humanos no puedan superarlo. Por eso, el desarrollo de utillaje semiautomático o automático es más que deseable.

En la producción automática el software adquiere las informaciones que necesita sin ayuda externa. Aunque el desarrollo de algoritmos tan avanzados está siendo objeto de investigación actualmente, no es probable que la computadora vaya a ser capaz de extraer todos los metadatos automáticamente. En vez de ello, se considera la producción semiautomática más realista; aquí un servidor humano sostiene algoritmos autónomos con la aclaración de inseguridades o la proposición de informaciones que el software no puede extraer sin ayuda.

Hay muchos expertos que se encargan del diseño de herramientas para la creación de metadatos pero que ignoran cuestionar este proceso. Según los que no evitan el asunto, la generación no debe comenzar después de la terminación de un recurso sino que debe hacerse durante la fabricación: hay que archivar los metadatos tan pronto como se originan, con los conocimientos especiales del productor, para evitar una laboriosa reconstrucción posterior. Por eso, se tiene que integrar la producción de metadatos en el procedimiento de fabricación del recurso.

Manipulación

Si los datos cambian, los metadatos tienen que cambiar también. Aquí se hace la pregunta quien va a adaptar los metadatos. Hay modificaciones que pueden ser manejadas sencilla y automáticamente, pero hay otras donde la intervención de un servidor humano es indispensable.

La metaproducción, el reciclaje de partes de recursos para crear otros recursos, demanda atención particular. La fusión de los metadatos afiliados no es trivial, especialmente si se trata de información con relevancia jurídica, como por ejemplo la gestión digital de derechos.

Destrucción

Además hay que investigar la destrucción de metadatos. En algunos casos es conveniente eliminar los metadatos junto con sus recursos, en otros es razonable conservar los metadatos, por ejemplo para supervisar cambios en un documento de texto.

Ciclo de vida[7]

Referencias

[1] metadato [en línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato

[2] [en línea] Disponible en: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEi0fMEz8l5elpvPaPM4RxWaSBChUqGRXKWjTHGEkXUF9aTMG2C9zjFxUAZu6z1JBZDL5HIJ2BE7ieZ2YIXYoliFDV4Llimb0wiDUENG7ebcrgDsDWC65lABzK125vjDXTxQhEV92KSmzOcD/s1600/4.jpg

[3] metadato [en línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato

[4] metadato [en línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato

[5] [en línea] Disponible en: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEi2ZkSN-Ynk-Kmc2-h-C9DarHTjxc_0KHBFo_peYv13C6Wp1sPRUqDvDNSvhisj5bWZNWHnogNghhoL5SmdMnrCBjORZh5nq9cXm-2Ix2go0uSF0bDwE-nxLtrPm0OXXjTR0aZwigvTstk/s320/meta.jpg

[6]metadato [en línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato

[7] [en línea] Disponible en: http://2.bp.blogspot.com/_Kk4zdLv6_80/TL2_aflRmrI/AAAAAAAAAKE/XzsfCElPFCQ/s320/untitled.bmp