¿Por que automatizar la información?

La automatización de unidades de información es la disciplina responsable de plasmar en la práctica técnico-informática la definición y planificación de los procesos y actividades que se desempeñan en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos.  Esta tarea de definición y planificación es la base para la creación de los sistemas informáticos y tecnológicos sobre los que se asientan los actuales servicios de los centros de información. Dicho de otra forma, la automatización es la materialización de un proceso previamente definido, con la finalidad de normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los servicios que dependen del mismo, obteniendo como resultado una aplicación informática que responde a todos los parámetros y premisas que se formularon y diseñaron. [1]

Automatizar[2]

Un ejemplo sencillo, de lo comentado en el párrafo anterior es el servicio de préstamo de una biblioteca. Como bien se sabe, cualquier unidad de información y en especial las bibliotecas, poseen una cadena de procesos, actividades y servicios que están debidamente articulados, por lo que se conoce como Cadena Documental. Desde la gestión y adquisición de documentos para las colecciones, pasando por su recepción, registro, precatalogación, clasificación, catalogación, preparación física y organización física en las estanterías, hasta el momento en el que el documento se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluyendo el servicio de préstamo, son totalmente automatizables, en lo que se denomina, Sistema de Gestión de Bibliotecas.[3]

Esto quiere decir, que existe un sistema informatizado que permite elaborar un listado de adquisiciones, de acuerdo con la política de ampliación y mejora de un fondo bibliográfico de la biblioteca. También la existencia de un sistema que permite traspasar esos listados para ser tratados a modo de registro tras su recepción y compra, así como para ser exportados para su precatalogación, clasificación y final catalogación, de manera que consten en el catálogo colectivo correspondiente. Todo el proceso del documento, queda reflejado en este tipo de sistemas y suponen el mejor método de coordinación de las actividades y servicios de un centro.[4]



Sistema automatizado[5]



Por este motivo los centros de información, utilizan sistemas que informatizan y a la postre automatizan todas sus funciones, tareas y actividades. He aquí la importancia de aprender a diseñar dichos procesos, de cara a la adaptación de los sistemas de gestión existentes o la creación y confección de otros nuevos que se apliquen a nuestra unidad de información y documentación.[6]

Referencias


[1] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

[2] Automatizar, web dedicada al mundo de la ingeniera y la automatización [en línea] Disponible en: http://www.google.com.co/imgres?imgurl=https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg5f7g3ZmgC66OhdmqfOL50Ea48ZeexKV4hmwcaxMkas8A__EvuZSXwvAI1D6RkoZqQ-DaKwckdEl0VDQetAFAvcFbrmaFauufSYIf2TDvdF8IBejWXrsZt48CRaNEEGc0oCY3zxUgG5oOQ/s1600/automatizaci%2525C3%2525B3n.png&imgrefurl=http://www.automatizar.org/2012_01_01_archive.html&usg=__-fRFzyEWoMpAvYGFXRtYmumeDxc=&h=909&w=1336&sz=365&hl=es&start=14&sig2=7TUqHH6eEVRy1OPSms5Kkw&zoom=1&tbnid=pEc2w8YSt8PiVM:&tbnh=102&tbnw=150&ei=RzmtT9fGDI_M6QHUo-TvDA&prev=/search%3Fq%3DPor%2Bque%2Bautomatizar%2Bla%2Binformaci%25C3%25B3n%26um%3D1%26hl%3Des%26sa%3DN%26gbv%3D2%26tbm%3Disch&um=1&itbs=1

[3] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

[4] [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html

[5] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEijs1bE9pjtukUlMyyx_etJv92LpxaeKYGv_dlnKoH-KxzWnHVp47lUm6ibiJvDckhev1xg_xmpPwPGwhbrO-OObKBs7Dac2kcYixWoCBKKTwYn8YgOBkYCNF1CVAIGt-HPWl1Qi4lVyEU/s1600/sistema_computo.jpg

[6] Automatización de unidades de información [en línea] Disponible en: http://ccdoc-automatizacion.blogspot.com/2008/02/introduccin-la-automatizacin-de.html